Mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 el Congreso de Colombia reguló la protección de datos personales que posean las entidades privadas no sometidas a las reglas del sistema financiero, y que tiene como fin: “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.“
LUKOUNT S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, y aliados en general respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó el presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (en adelante, el “Manual”).
En este Manual encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales LUKOUNT S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, así como los procedimientos para el ejercicio de tales derechos.
LUKOUNT S.A.S. actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades que se encuentra facultado.
A continuación se relacionan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento LUKOUNT S.A.S. está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo del presente Manual:
El presente Manual está dirigido a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores y aliados en general sobre los cuales LUKOUNT S.A.S. realiza tratamiento de información personal.
Para efectos de la interpretación y aplicación del presente Manual solicitamos tener en cuenta las siguientes definiciones:
En el desarrollo, interpretación y aplicación de este Manual se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes Principios:
LUKOUNT S.A.S. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales. El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
LUKOUNT S.A.S. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Así mismo, cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
En el tratamiento de sus datos, se respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
LUKOUNT informa que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 202, la autorización del titular no será necesaria cuando se trata de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (2) datos de naturaleza publica; (3) casos de urgencia médica o sanitaria; (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
A continuación se relacionan las bases de datos sobre las cuales LUKOUNT S.A.S. realiza el tratamiento de información personal.
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de LUKOUNT S.A.S., es decir, corresponde a aquellas personas que acceden a los diferentes servicios de LUKOUNT S.A.S.
Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, actividad económica, información bancaria como número de cuenta, tipo, entidad bancaria, número de la tarjeta de crédito.
La información se obtiene de forma directa mediante inscripción de formulario a través de la página web y finalmente se configura la cuenta, en todos los casos queda consignado en servidores especializados de Google Cloud que cuentan con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información. En la recolección de la información el cliente expresa la autorización de recolección de sus datos personales por parte de LUKOUNT S.A.S. de acuerdo a los fines establecidos en el presente Manual publicado en la página web lukount.com
Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas proveedores que prestan servicios y venden productos a LUKOUNT S.A.S.
Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo, número de cuenta bancaria, titular de cuenta, rut y sitio web.
La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el proveedor con el fin de realizar el pago posterior a la facturación. Es importante resaltar que los proveedores han autorizado la recopilación de sus datos mediante diligenciamiento y aceptación de la Autorización.
Esta base de datos contiene la información que se recolecta sobre los aspirantes a algún cargo vacante dentro de LUKOUNT S.A.S. a través de las hojas de vida, los empelados vinculados a través de contratos de trabajo, los estudiantes de práctica y las personas que dejaron de ser empleados de LUKOUNT S.A.S.
La información personal especificada en esta base de datos contiene los siguientes datos personales: nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, teléfono, email, salario, exámenes médicos de ingreso, tipo sanguíneo, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos familiares incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad, registros fotográficos, ocupación, cargo, información académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, fecha de retiro, datos de contacto en caso de emergencia, nombre y parentesco. La empresa recopila ciertos datos sensibles: datos de menores, tipo sanguíneo y registro fotográficos.
El área administrativa recoge la información por medio delas hojas de visa suministradas por el aspirante, en entrevistas de ingreso en presencia del aspirantes, formatos de actualización de información y en los contratos laborales suscritos entre el empleado y LUKOUNT S.A.S.
La información que LUKOUNT S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la empresa es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.
El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relacionales laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la empresa . Entre las cuales se destacan:
Esta base de datos corresponde a información personal que se recolecta sobre los accionistas de LUKOUNT S.A.S.
La presente bases de datos contiene la siguiente información: Nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, teléfono, mail, número de cuenta bancaria, entidad bancaria.
La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el accionista al suscribir acciones de LUKOUNT S.A.S., así como aquella suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y formatos de actualización de información.
De conformidad con la normatividad colombiana, las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Los datos personales están sujetos a tratamiento por LUKOUNT S.A.S. durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, y por X años más.
Tratándose de excolaboradores, LUKOUNT S.A.S. almacenará aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por LUKOUNT S.A.S. podrán:
En concordancia con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
LUKOUNT S.A.S. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:
Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de LUKOUNT S.A.S De acuerdo con lo anterior, LUKOUNT S.A.S. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular. Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán enviarse al correo electrónico customerservice@quantrack.io La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Corrección, actualización, supresión y revocatoria.
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de LUKOUNT S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo los requisitos del artículo 15 de la misma Ley.
Requisitos para presentar un reclamo:
Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondiente.
Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.
En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, LUKOUNT S.A.S. entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles constados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho términos se informará al interesados los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que LUKOUNT S.A.S. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra LUKOUNT S.A.S.
En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, LUKOUNT S.A.S. analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.
No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra LUKOUNT S.A.S.
LUKOUNT S.A.S. tiene habilitado para los titulares de los datos personales el correo electrónico customerservice@quantrack.io para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.
LUKOUNT S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con tercero el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a tales terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
LUKOUNT S.A.S. en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.
La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio.
En virtud del presente Manual, LUKOUNT S.A.S. podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientadas a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo colombiano y este Manual.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página de Internet www.lukount.com
El presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES empieza a regir a partir del día 25 de septiembre de 2020
Atentamente,
ALBERT PHILIPPE DANIEL RENE GUY VENANT
Representante Legal
LUKOUNT S.A.S.